Transferencias

A fin de facilitar la custodia, conservación y el acceso a los archivos de las  parroquias u otras instituciones diocesanas el Obispo D. Vicente Jiménez Zamora mediante el Decreto de 11 de marzo de 2009 recomienda el traslado de documentos al Archivo Central del Obispado de Santander, a cargo del canciller, y al Archivo Histórico Diocesano, con sede en Corbán.

“... 8. El traslado al Archivo Histórico Diocesano, ubicado en el Seminario Monte Corbán, de todos los libros parroquiales que tengan más de cien años de antigüedad y que se encuentren ya cerrados.
9. El traslado a la Cancillería del Obispado, de los documentos de propiedades y de los documentos de relevancia histórica, así como de otros documentos significativos de la vida parroquial.
10. Para realizar estos traslados se especificarán los libros y papeles entregados en la hoja de relación de entrega (Anexo 1 y 2) que será firmada por el párroco y el encargado del archivo respectivo. Esta hoja de relación de entrega se realizará por triplicado: uno de esos ejemplares se archivará en la parroquia de origen, otro quedará en poder del párroco, y el tercero pasará al archivo histórico y/o central diocesano….”

Por tanto, en las parroquias debe quedar la documentación de propiedades, económica o de gestión  con menos de diez años de antigüedad y los libros sacramentales de menos de cien años o inconclusos.

En cualquier caso, la concentración de documentos salva la propiedad de las parroquias sobre sus respectivos archivos, así como su integridad física y unidad. El Archivo Central del Obispado de Santander y el Archivo Histórico Diocesano sólo son depositarios y custodios de los mismos.

Forma de hacer una transferencia o entrega de documentos

Las transferencias suponen tanto la entrega ordenada de documentos como el traspaso de responsabilidades.

  • Sólo deben hacerse transferencias de documentos y expedientes que estén totalmente finalizados
  • Se respetarán los plazos fijados, los documentos de  más de diez años de antogüedad se depositarán en el Archivo Central del Obispado y los de más de 100 en el Archivo Histórico Diocesano
  • Cualquier transferencia deberá estar documentada mediante la hoja de Relación de Entrega por duplicado, una para el receptor y otra para el remitente, en la que se relacionarán los documentos
  • El Archivo receptor, bien el Central o el Histórico Diocesano, una vez cotejada y descrita la documentación enviará una copia actualizada del inventario de los documentos de los que es depositario a las parroquias o instituciones que transfieren